servizi e soluzioni

AAA Soluzioni per Eventi Virtuali e Ibridi

Siamo sempre pronti alle nuove sfide, questo è il motivo per cui durante questi giorni abbiamo lavorato per dare nuove soluzioni ai nostri clienti.

Ega offre supporto strategico a 360° e organizzazione chiavi in mano di eventi virtuali ed ibridi, con i seguenti servizi:

• Design su misura di event format per conferenze, congressi, team building, corporate ed eventi istituzionali;
• Assistenza tecnica 24/7 per organizzare, pianificare e realizzare gli eventi;
• Gestione degli inviti e delle registrazioni
• Gestione degli speaker;
• Traduzione simultanea;
• Gestione degli Abstract;
• Marketing e Comunicazione;
• Virtual entertainment e gestione di artisti e performers;
• Gestione dei Social Media e delle interazioni;
• Moderazione di eventi e sessioni che possono creare engagement in diverse lingue;
• Gestione della stampa.

VISUALIZZA LA NOSTRA BROCHURE “VIRTUAL AND HYBRID EVENT SOLUTIONS”

Attività Commerciali e di Retail

Attività di Engagement dei Visitatori

Attività di Incentivazione

Frutto di uno studio creativo e di un’accurata analisi dei bisogni aziendali, dal viaggio premio agli incentive di carattere più interno di gestione delle risorse umane, Ega worldwide congresses&events organizza programmi di incentive ad hoc, con opportunità formative e di svago, coadiuvati da esperienze culturali e sociali.
Queste attività permettono di raggiungere una pluralità di obiettivi, in particolare:

Attività di Legacy

Celebrazioni

Cene di Gala

La cena di gala è la soluzione perfetta per concludere una manifestazione, una convention, un meeting perché permette di imprimere nei partecipanti un ottimo ricordo, veicolando il mood e l’immagine aziendale.
Ega worldwide congresses&events, grazie alla sua comprovata esperienza nell’organizzazione di cene di gala ambientate nelle più suggestive e diverse location (ville storiche, palazzi prestigiosi, moderni spazi industriali, giardini, terrazze), riesce ad interpretare al meglio le esigenze dei clienti per trasformare un momento conviviale in un’esperienza emozionale.
Il nostro team di esperti, avvalendosi della collaborazione dei migliori fornitori e partners, seguono ogni fase dell’organizzazione: dalla scelta della location, a quella dell’allestimento più suggestivo e dell’intrattenimento più in target, fino alla definizione del menù e della mise en place, garantendo una food experience memorabile in linea con il mood del gala.

Cerimonie e Anniversari

Celebrare un momento importante della vita dell’azienda significa condividere i traguardi che ne certificano la reputazione e l’affidabilità con coloro che li hanno resi possibili.
Con il suo team di Event e Project Manager, Ega worldwide congresses&events idea e produce contenuti densi di significato per celebrare al meglio una cerimonia o un anniversario. Passione, creatività e l’attenzione ai dettagli, permettono ad ega di creare momenti unici per i partecipanti, sviluppando nuovi format di condivisione. Laboratori tecnologici e di edutainment, suggestivi spettacoli di intrattenimento, interventi di testimonial e personaggi di spicco del panorama internazionale.
Ega si occupa dell’organizzazione e della pianificazione di tutti i momenti della celebrazione, a partire dai servizi di accommodation e hospitality, allestimenti, logistica, catering, personale d’accoglienza.

Comunicazione e Marketing dei Congressi

Le decisioni dei partecipanti sono strettamente correlate con le esperienze che questi hanno avuto con la vostra conferenza/riunione.
Noi di Ega worldwide congresses&events abbiamo specialisti del marketing, della comunicazione e creativi, pronti a fornire una consulenza su come costruire la brand awareness e creare/consolidare la vostra presenza nel mercato usando i canali più efficaci per fidelizzare vecchi clienti e trovarne di nuovi. Possiamo supportarvi nel costruire forti relazioni con il vostro pubblico e con i media, creando sinergie tra lo sviluppo del marchio e le strategie di comunicazione in modo da potenziare la visibilità della vostra organizzazione.
I nostri esperti in digital marketing inoltre, possono supportare le associazioni creando siti web e app su misura per i loro eventi, strategie digitali e campagne media, con il supporto dei nostri esperti in analisi dei dati.

Comunicazione e Promozione

Consulenza alle Associazioni

Ega worldwide congresses&events ha un’esperta squadra dedicata alla Gestione delle Associazioni che può fornire una vasta gamma di servizi: 

• Elaborazione del piano strategico e successive valutazioni dei risultati 
• Gestione esecutiva e finanziaria 
• Sviluppo del marchio e strategia di comunicazione 
• Strategie digitali e per i social media 
• Raccolta fondi 
• Consulenza sulle pratiche di conformità
• Soluzioni per eventi virtuali e ibridi e Gestione dei Congressi

Design e Contenuti

Engagement Digitale

In un’epoca dove il tessuto sociale è in continua evoluzione e tutti sono protagonisti, è fondamentale utilizzare registri di comunicazione nuovi, dove la memoria e l’identità sono disseminate ovunque.
Per questo Ega worldwide congresses&events, partendo dagli strumenti più tradizionali, amplifica la strategia di engagement attraverso media digitali e piattaforme di comunicazione che aumentano esponenzialmente il grado di coinvolgimento degli utenti ed il processo di fruizione.

Attività: strategie e contenuti digitali, analisi trend e opinioni, dialogo influencer, monitoraggio performance e iniziative, social planning, live streaming, digital entertainment.

Entertainment & Live Shows

Eventi di Consolidamento del Brand

Crediamo che la brand experience sia la carta vincente per generare un coinvolgimento emotivo tra persone e marchio.
Per questo creiamo eventi unici, in grado di mantenere nella memoria la coscienza del brand e stabilire una connessione attraverso un’esperienza forte, capace di impressionare, stupire e farsi ricordare.
Gli eventi di Brand activation comprendono un ampia gamma di attività:
field marketing, sampling, roadshow; possono svolgersi in-store ed essere fnalizzati alla promozione o al sampling di prodotti, possono essere iniziative di unconventional marketing.

Parola d’ordine: sentimento.

Eventi di Networking

I congressi offrono grandi opportunità di networking, attraverso l’interazione faccia a faccia tra nuovi partecipanti e delegati più esperti con ruoli chiave nella loro professione. Ega worldwide congresses&events ha un team creativo con una lunga esperienza nella creazione e produzione di importanti eventi di networking. Creiamo eventi unici in linea con le vostre richieste e seguendo le indicazioni relative al budget, garantendo il rispetto delle normative locali, il codice EFPIA HCP e, laddove applicabile, il Codice Etico MedTech. Selezioniamo e prenotiamo le sedi, coordiniamo i servizi di catering e l’intrattenimento, organizziamo i trasporti da e per la sede e forniamo soluzioni innovative per la gestione on-site. Inoltre, il nostro team di esperti offre un supporto completo nell’organizzazione di eventi sociali come cene di gala, ricevimenti e cerimonie di apertura e chiusura, tenendo presente la brand image, le politiche organizzative e le linee guida della CSR dell’azienda.

Eventi di Team Building

Ideiamo e produciamo format educativi e d’intrattenimento che, attraverso un apprendimento semplice e divertente, arricchiscono l’individuo dal punto di vista professionale e personale, aumentando lo sviluppo di competenze trasversali e soft skill e generando un sentimento di empatia diffusa.
Parole chiave: Entertainment, edutainment, storytelling, outdoor training, employer branding, team working, change management, responsabilità sociale d’impresa, creatività, comunicazione, leadership, empatia, ascolto, valori, esperienze.

Eventi Sociali e Culturali

Feste

Le feste aziendali rappresentano un’occasione importante di incontro e gratificazione per tutti i collaboratori dell’azienda, un momento da trascorrere in compagnia dei propri dipendenti o dei propri colleghi.
Ega worldwide congresses&events offre un concreto supporto per l’organizzazione di questa tipologia di eventi, partendo dal contesto che si vuole ricreare, per proseguire alla costruzione della tematica cardine, fino alla produzione di tutti quegli elementi che vogliono essere enfatizzati, tenendo ben presente l’identità aziendale e lo scopo dell’organizzazione: feste di natale, feste di saluti per i dipendenti, feste per incarichi o promozioni, feste per celebrare tutti i momenti speciali della vita aziendale.

Il nostro lavoro: ideazione del progetto e dei temi, scelta della location e dell’intrattenimento, scelta del catering, accoglienza e gestione on-site dell’evento.

Gestione abstract

Le conferenze scientifiche sono il luogo migliore per analizzare gli ultimi risultati e gli sviluppi fatti nel campo della ricerca. Per fare in modo che tutti i partecipanti all’evento beneficino di queste informazioni, enormi quantità di dati devono essere efficacemente analizzate durante il periodo di preparazione al congresso.
In Ega worldwide congresses&events abbiamo un team dedicato alla gestione degli abstract altamente motivato e con una grande esperienza in conferenze associative di diverse dimensioni. Vi assistiamo nella selezione e presentazione di abstracts e relazioni grazie alla nostra piattaforma online che consente di raccogliere, valutare e pubblicare tutti i contenuti accademici nonché di strutturare il programma scientifico. Il nostro software, di ampie capacità, viene costantemente aggiornato in base agli ultimi sviluppi dell’industria congressuale ed al progredire della tecnologia.

Il nostro team di gestione abstract coordinerà la selezione degli abstract e si interfaccerà con il comitato scientifico, relatori e presentatori di poster. Possiamo offrire il supporto on-site necessario per far vivere ai partecipanti un’esperienza congressuale memorabile, facendo in modo che ricordino l’evento per l’alta qualità dei contenuti disponibili nei vari formati del congresso.

Gestione Accrediti

Gestione Candidatura Destinazione

Per acquisire una commessa non basta produrre un’offerta o scrivere una proposta. Si tratta di sviluppare una soluzione che coinvolga il cliente in modo tale da posizionare la proposta al di sopra delle altre candidature ed allineare le attività ai criteri di valutazione dei decision maker. Ega worldwide congresses&events ha consulenti altamente specializzati che forniscono supporto e consulenza in base alla loro lunga esperienza nello sviluppo di progetti finalizzati a candidare una città per ospitare conferenze associative. La nostra professionalità può aiutarvi a migliorare l’efficienza della proposta. Potrete sfruttare al meglio le potenzialità di un team che, avendo lavorato in settori così diversificati, possiede un’ampia conoscenza dell’industria degli eventi.

Gestione Conferenze e Convention

La convention aziendale non è solo un momento di incontro, di condivisione e di sviluppo del senso di appartenenza all’azienda, è soprattutto uno dei momenti formativi più importanti e strategici.
Grazie alla scelta di contesti suggestivi e di iniziative mai banali, e grazie ad un team specializzato in comunicazione, strategia e digital PR, Ega worldwide congresses&events riesce ad arricchire gli scopi dell’azienda e trasformare questa occasione, in cui le diverse anime aziendali si raccontano, in un evento istruttivo e al contempo emozionale, veicolando i valori e le scelte aziendali per ottenere ottimi riscontri sia sul piano umano, sia sul piano professionale.
Al fine di proporre un prodotto-servizio “chiavi in mano”, Ega worldwide mette a disposizione il suo know-how per:

Gestione dei Congressi

Ega worldwide congresses&events può contare su un’affidabile team di Project Managers con una lunga esperienza nella gestione di conferenze associative, eventi corporate e convention nonché riunioni governative ed istituzionali con programmi strutturati in modo complesso e aspettative stimolanti da parte dei clienti sul piano finanziario, della creatività e della affidabilità.
Possiamo occuparci dell’intero processo di organizzazione o fornire solo determinati servizi quali prenotazioni alberghiere, registrazioni e via dicendo.

Dal 2020 ega offre supporto strategico a 360° per l'organizzazione di eventi virtuali ed ibridi.

Siamo accreditati come PCO presso la IAPCO, le nostre procedure di qualità sono certificate UNI EN ISO 9001, le nostre procedure di qualità ambientale sono in linea con l’UNI EN ISO 14001 e il nostro sistema di gestione della sostenibilità degli eventi ha il certificato UNI EN ISO 20121. Possiamo dunque aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi strategici a lungo temine e i vostri target finanziari. I nostri Responsabili di Progetto seguiranno l’Associazione in ogni passaggio e vi sosterranno quanto più possibile, in modo che possiate concentrarvi sui contenuti del congresso, della riunione o dell’evento. Usiamo diversi software per ottimizzare il lavoro e per rendere la collaborazione più semplice in modo da incrementare l’efficienza nei confronti di tutte le parti coinvolte.
La gestione dei Congressi include anche valutazione del business plan, la consulenza strategica, la strategia di marketing e comunicazione e la gestione finanziaria inclusiva di sviluppo e controllo del budget.

Gestione dei Progetti

Gestione della Destinazione

State programmando un congresso associativo o un evento corporate in Italia? Allora contattateci e saremo felici di essere la vostra Agenzia di gestione della destinazione (DMC). Ega worldwide congresses&events ha un team di specialisti di lunga esperienza che mettono tutta la loro attenzione e il loro entusiasmo nel fornire servizi di altissima qualità. La nostra proverbiale passione italiana ci ha reso un riferimento per affidabilità ed efficienza in tutto il mondo. Come DMC forniamo servizi professionali per pianificare e sviluppare tutti i programmi e le attività del vostro evento. Abbiamo una conoscenza approfondita del territorio e consolidati rapporti professionali con le risorse locali. Collaboriamo con catering, aziende di trasporti, hotels e altri fornitori che possono fornire i migliori servizi rispetto al budget disponibile. Conosciamo le usanze culturali e le aspettative, sappiamo dove trovare il miglior intrattenimento, il cibo più fresco, lo staff più attento ed i più bei percorsi turistici.
I nostri servizi DMC includono:

Gestione Iscrizioni

Il processo di registrazione di una conferenza, di una riunione o di un evento costituisce il primo momento di contatto tre la vostra associazione o società ed i partecipanti, e quindi determina la prima impressione. Ega worldwide congresses&events ha un team dedicato alla Gestione delle Registrazioni composto da professionisti multilingue che possono offrire completo supporto in Inglese, Italiano, Francese, Tedesco, Spagnolo, Ebraico ed altre lingue. Il nostro software può essere usato anche per Conferenze a ingresso libero, riunioni ed eventi su invito. Si adatta al tipo di conferenza, che sia di poche persone o con migliaia di partecipanti, è perfetto per simposi, cene di gala e seminari. I partecipanti potranno navigare con facilità nella scheda di registrazione, pagando in maniera sicura e prenotando direttamente l’hotel. Possiamo inoltre fornire una vasta serie di report personalizzati e statistiche.
Il nostro servizio di registrazione include:

Gestione Mostre

Ega worldwide congresses&events organizza mostre ed esibizioni - in ambito aziendale ed istituzionale, occupandosi, come general contractor, della gestione e del coordinamento delle diverse professionalità che gravitano attorno alla costruzione dell’evento.

Attività:

Gestione Ospitalità e Viaggi

Gestione Padiglioni Fieristici

Gestione Soci ed Attività di Engagement

Le associazioni sono chiamate sempre più spesso ad affrontare i cambiamenti nelle necessità e nelle aspettative dei propri membri. Per le generazioni più giovani la personalizzazione del programma e i benefits dell’iscrizione sono motivi considerevoli nel decidere se partecipare ad un evento e/o unirsi ad una associazione. Ega worldwide congresses&events ha un team dedicato alla gestione di Associazioni dalla comprovata esperienza ed offre un supporto qualificato che consente di adattare le attività di coinvolgimento dei soci in base alle necessità dei membri più esigenti. Da un lato, creiamo e implementiamo strategie personalizzate per incrementare il numero dei soci con campagne dedicate e, dall'altro, forniamo supporto amministrativo occupandoci della gestione delle iscrizioni dei membri e dell’incasso quote, rispondendo alle richieste dei soci. Forniamo un supporto organizzativo giornaliero al direttivo della vostra associazione.

Gestione Sponsorizzazioni e Mostra

Il successo finanziario della vostra conferenza o riunione dipende dal rapporto con i potenziali espositori e gli sponsor. Ega worldwide congresses&events può aiutarvi a raggiungere il vostro pubblico finale e quindi estendere i vostri obiettivi strategici. Il nostro team dedicato alla gestione di sponsorizzazioni e mostre ha una vasta rete di contatti con aziende leader a livello internazionale e nazionale e un'esperienza pluriennale nella gestione e pianificazione di tutti gli aspetti di una mostra e dello sviluppo di sponsorizzazioni. In qualità di consulenti strategici, i nostri esperti comprenderanno il target del vostro evento e di conseguenza andranno a formulare pacchetti personalizzati, garantendo il rispetto delle normative locali e del codice etico, ove applicabile. La maggior parte dei congressi odierni ha un numero sempre minore di espositori, pertanto in Ega abbiamo un approccio alle vendite molto incisivo.
Definiremo Insieme a voi nuovi potenziali target di espositori per massimizzare il vostro ritorno sugli investimenti.

I nostri esperti offrono una gamma completa di servizi di organizzazione delle mostre:

• Creazione e distribuzione della brochure per gli sponsor
• Sviluppo e aggiornamento del database dei potenziali esibitori e sponsor
• Creazione e aggiornamento delle planimetrie
• Posizionamento stand, contrattualizzazione, incasso contributi e fatturazione
• Negoziazione, scelta, contrattualizzazione di subfornitori
• Gestione on site, incluso coordinamento staff, sicurezza e hostess
• Gestione delle pratiche di salute e sicurezza
• Valutazione del rischio e attuazione del relativo piano

Per gli eventi virtuali ed ibridi abbiamo sviluppato delle soluzioni con le quali gli sponsor possono incrementare la loro visibilità e la loro interazione con i partecipanti: 

• Stanze virtuali dedicate
• Mostra virtuale
• Padiglioni virtuali brandizzabili
• Symposi brandizzabili
• Studi Televisi virtuali

Kick Off Events

Con un approccio creativo ed un’analisi pragmatica dei bisogni del cliente, ideiamo e produciamo format di eventi sempre nuovi.
Il Kick Off meeting, ci permette di sperimentare attività e percorsi diversi per ogni azienda e cliente, qualsiasi siano i contenuti da veicolare e da condividere.
Questo format attraverso keynote speech, workshop, tavole rotonde, laboratori ed altre tipologie di attività esperenziali, consente di allineare tutti i partecipanti all’evento su: finalità, risultati attesi, strumenti, tempistiche, ruoli e modalità.
Obiettivo: informare e motivare le risorse, condividere la mission e la vision di una stessa realtà.

Lanci di Prodotto

Grazie ad un team di creativi, alla ricerca di diverse modalità di fruizione e sperimentazione, Ega worldwide congresses&events realizza eventi che generano esperienze complete e d’impatto legate al prodotto.
Il successo dei lanci di prodotto verso i diversi pubblici (risorse interne, fornitori, clienti finali) - è determinato da un processo che si divide in più fasi:

Live Shows

Grazie al connubio di installazioni scenografiche e performance artistiche di altissimo livello qualitativo e tematico, Ega worldwide congresses&events riesce a creare momenti di spettacolarizzazione unici.
I nostri Project Manager, avvalendosi della collaborazione di grandi artisti e di partner tecnici dalla comprovata esperienza in live shows internazionali, riescono a proporre allestimenti esclusivi ed esibizioni dal forte impatto scenico.
Dalla danza in acqua a quella aerea, dai concerti privati ai musical ad hoc, passando per spettacoli comici ed esibizioni acrobatiche, Ega worldwide riesce sempre a stupire, garantendo un’esperienza unica che resterà impressa nella memoria e nel cuore di chi la vive.

Progettazione e Allestimenti

Progettazione Meeting

Ega worldwide congresses&events ha una storia di oltre 50 anni nella produzione di conferenze di successo ed eventi che vanno al di là delle aspettative dei partecipanti.
L’organizzazione di eventi implica esperienza e grande abilità nella consulenza strategica e nell’identificare una soluzione veloce e sostenibile ad ogni problema, i nostri Project Managers offrono soluzioni personalizzate ed originali. Un team di professionisti, altamente preparati ed esperti, possono sfruttare al meglio la propria passione per organizzare eventi memorabili che si svolgano esattamente secondo il programma concordato. I nostri Project Managers hanno contatti internazionali nel mondo degli eventi e sono in grado di far interagire organizzatori, sedi degli eventi, personale e fornitori. Inoltre si interfacceranno con voi per scegliere e costruire il miglior format dell’evento e le diverse sessioni in modo che l’evento abbia il miglior impatto possibile sull’esperienza del partecipante.

I nostri servizi di progettazione meeting includono:

• Ricerca e negoziazione sede
• Sopralluoghi
• Servizi catering
• Allestimento palco, soluzioni AV&IT
• Gestione personale on-site incluse hostess e steward
• Gestione sicurezza evento inclusa valutazione e gestione rischi

Per gli eventi virtuali ed ibridi offriamo supporto strategico a 360°:

• Design su misura di event format per conferenze, congressi, team building, corporate ed eventi istituzionali;
• Assistenza tecnica 24/7 per organizzare, pianificare e realizzare gli eventi;
• Gestione degli inviti e delle registrazioni
• Gestione degli speaker;
• Traduzione simultanea;
• Gestione degli Abstract;
• Marketing e Comunicazione;
• Virtual entertainment e gestione di artisti e performers;
• Gestione dei Social Media e delle interazioni;
• Moderazione di eventi e sessioni che possono creare engagement in diverse lingue;
• Gestione della stampa.

Programmazione Eventi

Project Management

Protocollo

Protocollo, VIP e Gestione Delegazioni

Provider ECM

EGA è provider ECM dal 2017 (ID provider 1406).  Per i Congressi Medici, il team di Ega dedicato all’Educazione Medica Continua, si occupa di formazione residenziale e si prende cura dell’intero processo di accreditamento dell’evento attraverso l’espletamento delle attività elencate:  

Le stesse attività vengono svolte da Ega a supporto dei crediti CFP (crediti Formativi Professionali) operanti in altri settori professionali e dell’acquisizione dei crediti europei: ECTS.

Ricerca e Gestione Sponsors

Roadshows

Ega worldwide congresses&events realizza roadshow, eventi e spettacoli itineranti che permettono al mercato target di condividere in diversi luoghi gli stessi successi, obiettivi e case history aziendali e, in ambito pubblico di testare e confermare l’efficacia e l’efficienza di uno stesso prodotto o servizio.
Caratteristica vincente del format è proprio il connubio brand/spettacolo/prodotto.
L’organizzazione del roadshow prevede l’acquisizione di tutti gli skill del target, la definizione degli obiettivi aziendali, del messaggio e del linguaggio corretti da adottare, nonché la costruzione del format dell’evento.
Attività: ricerca spazi e location, allestimenti, realizzazione kit di promozione e informazione, pianificazione e realizzazione delle varie fasi della comunicazione ex ante, in itinere ed ex post evento.

Servizi di Ospitalità

Servizi di Traduzione ed Interpretariato

Sistemazione Alberghiera e Viaggi

La sistemazione alberghiera ed i viaggi sono servizi fondamentali per l’esperienza del partecipante e dunque per la riuscita del vostro evento. Ega worldwide congresses&events ha un team di Managers dedicati che sono specializzati nella ricerca delle migliori stanze d’albergo, indipendentemente dal livello e alla location del vostro congresso. I nostri esperti sono in grado negoziare le migliori tariffe disponibili per le camere oltre alle più convenienti modalità di pagamento e cancellazione, grazie anche ad un sistema di prenotazione online che garantisce in ogni momento la trasparenza dei prezzi.
Forniamo i seguenti servizi:

Sviluppo Concept e Temi